Struktura audytu RODO. Jak powinien wyglądać?
Audyt RODO powinien przygotować jednostkę na wdrożenie przepisów Rozporządzenia RODO i wskazać obszary wymagające interwencji administratora danych w celu spełnienia wymogów Rozporządzenia. Składa się on z następujących elementów:
- przeprowadzenie audytu,
- zalecenia audytu,
- wdrożenie RODO,
Przeprowadzenie audytu powinno skupić się na ustaleniu pewnych faktów funkcjonowania podmiotu:
- określenie rodzajów danych, struktury ich przepływu i podstaw prawnych przetwarzania,
- analizę posiadanej dokumentacji i jej zgodności z RODO,
- analizę systemów używanych do przetwarzania danych,
- analizę stosowanych zabezpieczeń,
- analizę procesów w firmie pod kątem zgodności z RODO.
W ramach zaleceń audyt RODO dokonuje oceny istniejących zabezpieczeń procesów biznesowych oraz systemów informatycznych i wskazuje na konieczność dokonania ewentualnych zmian.
Zalecenia audytu obejmują:
- opracowanie raportu,
- opracowanie harmonogramu działań naprawczych,
- opracowanie planów i procedur wdrożenia,
- oszacowanie kosztów wdrożenia.
W ramach wdrożenia RODO konieczne jest nie tylko przygotowanie stosów dokumentacji, ale również pewne działania prewencyjne, polegające na uszczelnieniu systemu. Są nimi:
- tworzenie kopii zapasowych,
- szyfrowanie nośników i załączników wysyłanych pocztą elektroniczną,
- ochrona systemów przed nieuprawnionym dostępem,
- ochrona przed atakami złośliwego oprogramowania,
- ochrona przed przerwami w zasilaniu,
- zabezpieczenie fizyczne pomieszczeń,
- ochrona przeciwpożarowa,
- podnoszenie kompetencji i świadomości osób upoważnionych do przetwarzania danych.
Jeśli chodzi o dokumentację, stanowi ona jeden ze sposobów ochrony przetwarzania danych.
Składa się na nią szereg dokumentów i procedur takich, jak:
- polityka ochrony danych osobowych,
- instrukcja zarządzania systemem informatycznym,
- umowy powierzenia danych osobowych innym podmiotom,
- upoważnienia dla osób przetwarzających dane,
- klauzule zgód pozyskania danych,
- analiza ryzyka przetwarzania danych,
- procedury postępowania w przypadku naruszeń i wiele innych.
